Bonnes pratiques en traitement de texte

Sissone — 2015-03-25T08:52:00Z

Dans mon travail, c'est un combat de tous les jours pour instaurer les bonnes pratiques : penser à l'accessibilité, penser aux formats standards, ça commence dans son bureau avec le traitement de texte.

Ces bonnes pratiques sont essentielles pour assurer :

l'interopérabilité de vos documents
l'accessibilité de vos documents

Pourquoi c'est important ?

L'interopérabilité, c'est de s'assurer que chaque machine puisse relire votre document, quel que soit son équipement.

Cela repose en grande partie sur le choix des formats de fichier de vos documents, qui vous permettront aujourd'hui de relire votre document et de le diffuser sans problème de compatibilité, mais aussi de s'assurer que demain, vous pourrez accéder à ces documents archivés même si les logiciels utilisés aujourd'hui n'existent plus.

Un format standard est en effet OUVERT : la « recette » pour créer et lire des fichiers utilisant ce format est publique et peut donc être implémenté dans chaque logiciel qui le souhaite, même dans l'avenir.

L'accessibilité, c'est de s'assurer que votre document diffusé puisse être compris par n'importe quelle personne (sans considérer la langue parlée, c'est un autre sujet !).

Si votre document est lu par un déficient visuel (aveugle, daltonien…) par exemple, il se fera aider par un matériel un peu spécial (lecteur d'écran, synthèse vocale, terminal braille…). Le rendu de votre document ne doit pas pénaliser cette personne.

Un exemple typique : vous présentez à un daltonien un document sur fond vert et un autre sur fond rouge. Ce qui est sur fond vert sont les instructions à suivre, sur fond rouge celles à éviter. Comment peux t-il accéder correctement à l'information ?

Les formats, les logiciels

Utilisez le logiciel que vous voulez pour du moment qu'il vous permette d'enregistrer votre travail dans des formats standards.

Dans le cas où ce document n'est destiné qu'à vous (vous le relirez sur le même poste de travail), vous pourrez éventuellement faire des concessions à ce sujet. Vous devrez toutefois abandonner l'idée qu'il soit assurément pérenne, tant qu'il n'utilisera pas de format standard.

Attention aux pièges des formats non standards, qui vous incitent à utiliser des effets bien précis mais disponibles que sur une version de logiciel bien précis : impossible de le relire sur un autre poste sans avoir le même logiciel !

En clair :

QUELQUES LOGICIELS	FORMAT DE FICHIER NATIF DE TRAVAIL	FORMATS STANDARDS DE TRAVAIL	FORMAT STANDARD DE DIFFUSION
Microsoft Word 2000 à 2003	.doc	.odt possible avec l'installation de Microsoft Add-In ODF	.pdf (possible en installant une imprimante virtuelle du type PDF CREATOR)
Microsoft Word 2007	.docx	.odt possible avec l'installation de Microsoft Add-In ODF	.pdf
Microsoft Word 2010 et suivants	.docx	.odt	.pdf
OpenOffice Toutes versions	.odt	.odt	.pdf
LibreOffice Toutes versions	.odt	.odt	.pdf

Vous pourrez également consulter ces pages que j'ai rédigé pour wikicyb.fr : comment ouvrir un fichier fait avec OpenOffice ? et Les Formats de fichier

Vous pouvez bien entendu travailler dans le format de votre choix puis l'enregistrer sous un format standard après coup, selon vos besoins.

Toutefois, le logiciel vous préviendra à raison que vous perdrez certaines informations en changeant de format (des effets de mise en page par exemple).

Pour éviter cela, et notamment sur des documents complexes et importants, travaillez dès le départ dans le bon format !

Un mot sur le format .txt

Ce format est le plus ancien, et le plus basique, le plus léger des formats pour stocker du texte.

C'est aussi, de par sa simplicité le plus standard et le plus pérenne des formats. D'ailleurs de plus en plus de personnes (notamment les auteurs, les scénaristes) stockent leurs fichiers dans ce format.

C'est le format que la plupart d'entre vous aimeront le moins puisqu'il ne stocke aucune information de mise en forme. C'est du texte brut, bêtement.

C'est un format qui devrait toutefois être considéré dans une politique d'archivage des données de type texte : il est léger, standard, pérenne.

(Pour les techniciens il s'agit de privilégier l'ASCII plutôt que le binaire.)

Un mot sur le « format standard » de Microsoft OOXML

Alors que le format ODT était en procédure de standardisation, Microsoft a proposé un format concurrent, encore massivement proposé et mis en avant par la firme : le format OOXML.

Malheureusement, cette tension concurrentielle a surtout crée une confusion chez les utilisateurs sur ce qui est standard et ce qui ne l'est pas.

L'état français, à travers la DGME a statué sur le format qui doit être considéré standard et privilégié dans les administrations : c'est l'odt.

Un mot sur le format PDF

Le format PDF n'est pas un format de travail, mais de diffusion. Il a la particularité de « figer » la mise en forme du document, ce qui garantit que celle-ci ne bougera pas quand le document sera relu par un autre ordinateur. Vous ne devez donc pas utiliser ce format comme fichier de travail. Importer un fichier PDF dans Word ou OpenOffice est forcément sportif et avec un rendu discutable !

C'est un format standard, et beaucoup de logiciels implémentent aujourd'hui la prise en charge du PDF.

Adobe Acrobat Reader n'est pas nécessaire aujourd'hui, beaucoup de programmes concurrents existent, et même les versions récentes des navigateurs web (Firefox, Chrome…) savent ouvrir ce format.

Cependant on peut vouloir utiliser Acrobat pour ses fonctionnalités propres (annotations du fichier, mise en page pour l'impression…)

La structure et la mise en forme

Passons à la rédaction à proprement parlé.

Les bonnes pratiques passent d'abord par la mise à l'écart des barres d'outils de mise en forme, bien mises en avant dans tous les traitement de texte : le gras-italique-souligné, les couleurs, la taille et la police, les alignements, sont à utiliser avec parcimonie.

Ce qui compte d'abord c'est la structuration du texte, et non le côté « joli ». Pour cela vous utiliserez en priorité les styles de mise en forme : Titre 1, Titre 2, Titre 3… pour hiérarchiser votre document.

Vous utiliserez aussi des puces plutôt que d'écrire vous-même des tirets en débuts de liste.

Pour les autres types de mise en forme, la fenêtre des styles vous propose une très longue liste (contenus de tableaux, citations…) lesquelles sont bien entendues, personnalisables.

Quelques tutoriels pour apprendre à bien utiliser les styles :

pour word 2003 http://wordestmonami.free.fr/?chapitre=styles
pour word 2007 et 2010 https://support.office.microsoft.com/fr-fr/article/Principes-de-base-des-styles-dans-Word-d38d6e47-f6fc-48eb-a607-1eb120dec563?CorrelationId=6c5814e6-b088-421a-a213-64d40b0b0eea&ui=fr-FR&rs=fr-FR&ad=FR
pour OpenOffice et LibreOffice : https://wiki.openoffice.org/wiki/FR/Documentation/Writer_Guide/Introduction_styles

Structurer votre texte avec les styles de mise en forme améliorera grandement sa lecture par des appareils de type lecteur d'écran ou terminaux braille. En effet, les styles créent également des balises, des repères, permettant de naviguer à l'intérieur du document.

En mettant en forme vous même vos titres avec les outils gras, taille, souligné, votre titre vous semble nettement mis en valeur, mais pour une machine, il n'est pas différent des autres paragraphes : il n'est pas balisé.

Recommandations au niveau de la rédaction

La conception et la rédaction d'un document, implique quelques connaissances sur le handicap, et cela afin de vous éviter de refaire deux fois le travail : autant faire un document accessible, dès le départ !

Comme évoqué précédemment, les outils de mise en forme sont là pour aider à structurer le texte, et le rendu doit éventuellement “faire joli”, mais surtout ne doit pas pénaliser ceux qui n'ont pas accès au côté “joli”.

L'information importante doit être véhiculée d'abord par le texte. Si le texte est accompagné d'images, celles-ci doivent être légendées.

Si on utilise de la vidéo, celle-ci doit être sous-titrée. Et, encore mieux, on pourra également proposer un encart en langue des signes.

Le vocabulaire aussi a son importance. La DGME recommande de prendre comme base un vocabulaire compréhensible pour un niveau scolaire de 4ème.

Afin de ne pas pénaliser ceux qui ne sont pas à l'aise avec le texte également, malgré l'effort dans l'emploi du vocabulaire, la signalétique - les images, donc - peuvent être utiles. On se referra alors aux conseils Facile à Lire et à Comprendre.

Considérer tout ces aménagements n'est pas simple. Cependant, afin de faire au mieux, essayez de vous mettre à la place de chacun, quelque soit sa spécificité.

Ce qui est bon poux eux, est bon pour vous. C'est ce qu'on appelle la conception universelle.

Pour vous y aider, imaginez-vous tout d'abord enfant ne sachant pas encore bien lire. Vous utiliserez les conseils du guide Facile à Lire et à Comprendre. Puis imaginez-vous âgé : vous voyez de moins en moins, vous entendez de plus en plus mal, vous ne pouvez pas être attentif très longtemps sans être très fatigué, vous êtes gêné par le bruit, etc.

Finalement nous avons tous, et nous serons tous, un jour, en situation de handicap ;o)

Sources

Le Référentiel Général D'accessibilité pour les Administrations (RGAA) par la Direction Générale de la Modernisation de l'Etat (DGME) : https://references.modernisation.gouv.fr/rgaa-accessibilite
Le Référentiel Général d'Interopérabilité (RGI) par la DGME : https://references.modernisation.gouv.fr/rgi-interoperabilite
Les conseils pour une information Facile à Lire et à Comprendre par l'ADAPEI 66 : http://www.adapei66.org/articles-5/78-160-communiquer-avec-le-langage-facile-a-lire-et-a-comprendre-falc/ et sur UNAPEI http://www.unapei.org/IMG/pdf/Guide_ReglesFacileAlire.pdf
La Conception Universelle sur le Ministère du Developpement Durable http://www.developpement-durable.gouv.fr/IMG/Fiche%20Conception%20Universelle.pdf